Prawo z kalendarzem w ręku – 17.11. Ogólnopolski Dzień bez Długów
Z okazji Ogólnopolskiego Dnia bez Długów, przypadającego na 17 listopada, chcielibyśmy przybliżyć Państwu kwestię kompletowania materiałów, potrzebnych do windykacji dłużnika.
Warto zacząć od zarysu etapów windykacji. W procesie windykacji rozróżniamy trzy główne etapy. Dokumenty konieczne przy windykacji będą zależały głównie od specyfiki danej sprawy ale też etapu na jakim się ona znajduje. Możemy rozróżnić etap polubowny, sądowy oraz egzekucyjny.
I. Jeśli chodzi o odzyskanie należności na etapie windykacji polubownej czyli bez udziału sądu, to aby skutecznie przeprowadzić jej proces, będziemy potrzebować dokumentów takich jak:
- podpisana umowa;
- faktura VAT – zaakceptowana przez dłużnika;
- zaakceptowane przez dłużnika rachunki;
- potwierdzenia odbioru towarów lub usług;
- weksel;
- pisemne oświadczenie dłużnika o uznaniu długu;
- dokumenty WZ;
- pisemne zamówienia.
Jeśli nie posiadamy powyżej wymienionych, to powinniśmy skupić się na skompletowaniu wszelkich maili, wiadomości tekstowych wymienionych z dłużnikiem, czy też oświadczeń, które pomagały by zidentyfikować i potwierdzić naszą należność.
Na etapie windykacji polubownej należy zwrócić się mailowo/ telefonicznie/ poprzez wezwanie do dłużnika, załączając potwierdzenie istnienia wierzytelności. Zalecamy zwracanie się w formie, która zostawia widoczny ślad, np. wezwanie do zapłaty czy mail – łatwiej wtedy udowodnić, że takowe wystosowano do dłużnika w przypadku sporu sądowego. W przypadku braku reakcji warto wysłać także ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty, stanowiące jednocześnie ostatni krok windykacji polubownej.
II. Przejdźmy do windykacji na etapie sądowym. Pierwszym dokumentem, który należy w takim wypadku sporządzić, jest pozew o wydanie nakazu zapłaty. Na tym etapie musimy posiadać komplet dokumentów, który umożliwi nam wystosowanie takiego pozwu.
Do właściwego sądu, poza wskazanym pozwem, wierzyciel musi dostarczyć także:
- Odpis pozwu wraz załącznikami;
- Odpis z KRS (w przypadku pozwu składanego w imieniu spółki) czy wydruk z CEiDG (w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych);
- Wysłane do dłużnika wezwanie do zapłaty wraz z potwierdzeniem wysłania listu poleconego lub potwierdzenie jego odbioru;
- Umowę zawartą z dłużkiem wraz załącznikami i aneksami, faktury VAT, korespondencja przeprowadzona z dłużnikiem, zawarte ugody lub wnioski o rozłożenie zadłużenia w ratach.
Warto pamiętać, że istotny jest dosłownie każdy dokument, który potwierdzi zaistnienie wierzytelności oraz jej zasadność. Potwierdzeniem może być także wydruk wiadomości mailowej czy tekstowej z komunikatora w jakim prowadziliśmy z dłużnikiem rozmowę.
III. Postępowanie egzekucyjne.
Po uwzględnieniu przez sąd naszego pozwu, otrzymamy orzeczenie z nakazem zapłaty.