Prawo z kalendarzem w ręku – 22.09.2025 Światowy Dzień Bez Samochodu

Sposoby rozliczania dojazdów do pracy samochodem i innymi środkami transportu

Choć samochód jest symbolem mobilności, to postępujące zmiany klimatyczne wywołują debatę na temat potrzeby korzystania z alternatywnych środków transportu. Światowy Dzień Bez Samochodu skłania do refleksji nie tylko nad ekologicznymi aspektami dojazdów do pracy, ale także nad prawnymi i podatkowymi możliwościami ich rozliczania. W tym zakresie warto przyjrzeć się, w jaki sposób pracownicy i pracodawcy mogą rozliczać dojazdy różnymi środkami transportu, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów podatkowych i zasad zwrotu kosztów.

Dojazdy do pracy samochodem prywatnym

Na gruncie prawa pracy pracodawca nie ma obowiązku zwrotu pracownikowi dojeżdżającemu do pracy kosztów tego dojazdu, bez względu na odległość. Wyjątkiem są odbywające podróż służbową (delegację), które rozliczają koszty przejazdu na innych zasadach. Niemniej, pracodawca może przewidzieć zwrot kosztów dojazdu do pracy w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym czy w samej umowie o pracę. W takim przypadku świadczenie to stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a także obciążony składkami ZUS.

Na gruncie prawa podatkowego, istotne znaczenie ma fakt zamieszkania pracownika, a właściwie odległość między miejscem zamieszkania a miejscem świadczenia pracy. Ma to wpływ na wysokość tzw. Kosztów uzyskania przychodów. O ile wynagrodzenie to przychód, to kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Standardowe miesięczne koszty, zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.; dalej jako „PIT”) wynoszą 250 zł miesięcznie (za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł) – w przypadku uzyskiwania przychodu z tytułu jednego stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. W sytuacji, gdy pracownik uzyskuje przychody z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy czy pracy nakładczej, koszty uzyskania przychodu nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł rocznie. Wyższe kwoty przysługują w przypadku posiadania miejsca zamieszkania przez pracownika w innej miejscowości niż zakład pracy, bowiem w takim przypadku miesięczne koszty uzyskania przychodu wynoszą 300 zł miesięcznie (za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł), a w przypadku uzyskiwania przychodu z więcej niż jednego stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy czy pracy nakładczej – maksymalnie 5400 zł rocznie. W obu przypadkach zastosowania wyższej stawki kosztów uzyskania przychodu dodatkowym warunkiem jest niekorzystanie z dodatku za rozłąkę. Podkreślenia wymaga okoliczność, że podwyższone koszty uzyskania przychodu obniżają podstawę opodatkowania, a tym samym zmniejszają wysokość podatku dochodowego należnego od pracownika. Stanowi to zatem preferencję podatkową wpływającą na finalnie niższy podatek, a nie na powstanie po stronie pracodawcy obowiązku zwrotu kosztów dojazdu do pracy we wskazanych powyżej wysokościach.

Dojazdy do pracy samochodem służbowym

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku korzystania z samochodu służbowego. Co do zasady, jeżeli samochód służbowy jest wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych, nie powstaje po stronie pracownika żaden dodatkowy przychód podlegający opodatkowaniu. Wszelkie koszty, takie jak eksploatacja czy paliwo, pokrywa w całości pracodawca. Istnieją sytuacje, w których samochód jest wykorzystywany do celów prywatnych pracownika – dojazdy z miejsca zamieszkania do pracy – co prowadzi do powstania po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy. W art. 12 ust. 1 PIT ustawodawca nie wymienia wszystkich kategorii przychodów ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych, gdyż przychodami są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartości pieniężne świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a także wszelkie inne kwoty otrzymywane przez pracownika oraz świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartości innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Pomocne w zakresie ustalenia, czy coś jest przychodem ze stosunku pracy odpowiedź na pytanie, czy może je otrzymać wyłącznie pracownik czy także inna osoba, niezwiązana (aktualnie lub w przeszłości) z pracodawcą(zob. wyrok NSA w Warszawie z 26.03.1993 r., III SA 2219/92, ONSA 1993, nr 3, poz. 83). Za przychód jako nieodpłatne świadczenie uznaje się zatem także możliwość korzystania przez pracownika z samochodu prywatnego do celów prywatnych. Ustawodawca wprowadził w tym zakresie szczególny mechanizm ryczałtowego ustalenia wartości przychodu – zgodnie z art. 12 ust. 2a PIT. Wartość ta jest zależna od mocy silnika, i tak wynosi ona 250 zł miesięcznie w przypadku samochodów o mocy silnika do 60 kW oraz dla samochodów stanowiących pojazd elektryczny lub pojazd napędzany wodorem, albo 400 zł miesięcznie dla pozostałych samochodów. Kwota ta zatem powiększa przychód pracownika, a tym samym podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz składkom ZUS. Aby rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące zakresu ryczałtu, Minister Finansów wydał interpretację ogólną z dnia 11 września 2019 r. (DD3.8201.1.2020, LEX nr 574139), w której to jednoznacznie wskazał, że „ryczałtowo określona w tym przepisie wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie jak: paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy, które zakład pracy – jako właściciel samochodu – musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym.”. Zatem koszty paliwa zawarte są również zawarte w wartościach zryczałtowanego przychodu.

Dojazdy do pracy transportem publicznym

W odpowiedzi na zmiany klimatyczne, coraz więcej pracowników wybiera komunikację publiczną – autobusy, tramwaje, pociągi – lub ekologiczne formy transportu, takie jak rower czy hulajnoga elektryczna. Pracodawca, podobnie jak w przypadku dojazdu do pracy samochodem prywatnym, może dofinansować zakup biletów okresowych lub kart miejskich, przewidzieć benefity do zakupu roweru, hulajnogi lub akcesoriów czy wprowadzić dostęp do transportu współdzielonego. Aby świadczenia te były zgodne z przepisami prawa pracy i podatkowego, powinny być jednoznacznie określone w regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę. W zależności od formy i celu świadczenia, mogą one stanowić przychód pracownika podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu. W przypadku korzystania z transportu miejskiego, zastosowanie ma wyżej wskazany art. 22 ust. 2 PIT dotyczący wysokości kosztu uzyskania przychodu. Jednocześnie art. 22 ust. 11 PIT pozwala pracownikom korzystającym z transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej na zastosowanie w rocznym zeznaniu podatkowym faktycznie poniesionych wydatków na dojazdy do pracy bez limitu, jeżeli te wydatki przekraczają ustalone ryczałtowo koszty uzyskania przychodu. Warunkiem w tym przypadku jest przedstawienie imiennych biletów okresowych.

Jak widać, rozliczanie dojazdów – czy to samochodem prywatnym, służbowym, czy transportem publicznym – wymaga uwzględnienia zarówno przepisów prawa pracy, jak i prawa podatkowego. Podwyższone koszty uzyskania przychodu, ryczałtowe rozliczenie samochodu służbowego oraz możliwość odliczenia wydatków na bilety komunikacji miejskiej stanowią narzędzia, które mogą korzystnie wpływać na finanse pracowników. Równocześnie wybór alternatywnych, ekologicznych środków transportu przynosi korzyści środowiskowe i wpisuje się w rosnącą świadomość klimatyczną społeczeństwa. Świadome łączenie możliwości prawnych i podatkowych z ekologicznymi wyborami transportowymi pozwala na tworzenie optymalnych warunków dla obu stron stosunku – pracownika i pracodawcy – sprzyjając efektywności, oszczędnościom podatkowym i środowisku.