Jak dokumentować doręczenie faktury do pozwu o zapłatę po wprowadzeniu KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zasadniczo zmieniło sposób wykazywania doręczenia faktur w sporach o zapłatę. Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną oraz otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF. Wynika to z art. 106na ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W praktyce oznacza to, że data nadania numeru KSeF stanowi moment doręczenia faktury kontrahentowi, niezależnie od tego, czy faktycznie zapoznał się on z dokumentem. Rozwiązanie to ma istotne znaczenie procesowe, gdyż upraszcza dowodzenie wymagalności roszczenia w sprawach o zapłatę.

W postępowaniu cywilnym powód ma obowiązek wykazać istnienie i wysokość wierzytelności oraz jej wymagalność, co wynika z art. 6 Kodeksu cywilnego i art. 232 Kodeksu postępowania cywilnego. Faktura wystawiona w KSeF stanowi dowód dokumentujący zarówno jej wystawienie, jak i doręczenie. Do pozwu warto załączyć wizualizację faktury zawierającą numer KSeF, datę jego nadania oraz dane stron, a także urzędowe poświadczenie odbioru generowane przez system oraz raport z KSeF potwierdzający status dokumentu. Takie dokumenty mają walor dowodowy jako dokument prywatny lub dowód elektroniczny w rozumieniu art. 245 i art. 308 Kodeksu postępowania cywilnego.

Należy jednocześnie pamiętać, że sama faktura – także wystawiona w KSeF – nie dowodzi wykonania umowy. W sporach gospodarczych konieczne jest wykazanie podstawy zobowiązania i wykonania świadczenia, np. poprzez umowę, zamówienie, protokół odbioru czy korespondencję handlową. Stanowisko to wynika z utrwalonego orzecznictwa sądów powszechnych oraz Sądu Najwyższego, zgodnie z którym faktura jest dokumentem rozliczeniowym, a nie samoistnym źródłem zobowiązania.

Z punktu widzenia praktyki gospodarczej rekomendowane jest archiwizowanie pełnej dokumentacji KSeF, obejmującej plik XML faktury, wizualizację, numer identyfikujący oraz UPO. W umowach handlowych warto również wprowadzić postanowienia potwierdzające, że faktury wystawione w KSeF uznaje się za skutecznie doręczone w dniu nadania numeru systemowego. Takie rozwiązania ograniczają ryzyka procesowe i przyspieszają dochodzenie należności.Podstawę prawną powyższych zasad stanowią w szczególności art. 106na–106nd ustawy o VAT, art. 6, art. 455 i art. 481 Kodeksu cywilnego oraz art. 232, art. 245 i art. 308 Kodeksu postępowania cywilnego, a także materiały objaśniające Ministerstwa Finansów dostępne w serwisie podatki.gov.pl oraz dokumentacja systemu KSeF publikowana przez Ministerstwo Finansów.