24 czerwca 2024 r. została opublikowana ustawa o ochronie sygnalistów – 3 miesiące na wdrożenie

Mamy 3 miesiące na wdrożenie – w dniu 25 września 2024 r. zaczną obowiązywać przepisy ustawy dotyczące zgłoszeń wewnętrznych, ujawnienia publicznego i przepisy karne. 

Podmioty sektora publicznego i sektora prywatnego (poza podmiotami prawnymi, u których mniej niż 50 osób wykonuje pracę zarobkową (Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia, według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku)  – chyba że podlegają pod AML – i jednostkami organizacyjnymi gminy lub powiatu liczącymi mniej niż 10 000 mieszkańców) będą musiały zgodnie z ustawą ustanowić procedury zgłoszeń wewnętrznych. W praktyce oznacza to jednak, że w tych podmiotach będą musiały od dnia 25 września 2024 r. funkcjonować systemy przyjmowania zgłoszeń, prowadzenia działań następczych, w tym postępowań wyjaśniających i ochrony sygnalistów.

W dniu 25 grudnia 2024 r. zaczną obowiązywać przepisy ustawy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych. Co oznacza, że Rzecznik Praw Obywatelskich i organy publiczne (naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w ustawie) będą musiały wdrożyć systemy przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.

Co z karami za brak procedur?

Za „sam” brak procedury, odpowiedzialność ponosi osoba odpowiedzialna za jej ustanowienie, która wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów. Grozi za to kara grzywny.

Ważne !!!  Natomiast brak procedury może skutkować popełnieniem całego szeregu innych czynów zabronionych (np. działaniami odwetowymi, ujawnieniem tożsamości sygnalisty itd.) które są zagrożone surowszymi karami w tym kara pozbawienia wolności do lat 2. A w niektórych przypadkach karą pozbawienia wolności do lat 3.

Warto też zauważyć, że przyjmując zgłoszenie o naruszeniu, możemy zarządzać sytuacją i np. poinformować właściwe organy o podejrzeniu popełnienia przestępstwa lub podjąć inne kroki w celu zaradzenia naruszeniu. W przypadku zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego nasze możliwości zarządzania kryzysem maleją i narażamy się na utratę reputacji. 

Czy każdy może być sygnalistą?

W praktyce każdy z nas może być sygnalistą, choć nie zawsze i nie przy każdym naruszeniu.

Przypomnę, że zgodnie z ustawą sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1. pracownik;
2. pracownik tymczasowy;
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorca;
5. prokurent;
6. akcjonariusz lub wspólnik;
7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
9. stażysta;
10. wolontariusz;
11. praktykant;
12. funkcjonariusz Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej;
13. żołnierz;
14. były pracownik.

Warto zauważyć, że przepisów ustawy nie stosuje się do informacji objętych:

1. przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
2. tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
3. tajemnicą narady sędziowskiej;
4. postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Wymagania prawne będzie musiał spełnić podmiot obowiązany (m.in. podmioty na rzecz, których świadczy pracę co najmniej 50 osób) wdrażając ustawę o sygnalistach 

• ustanowienie skutecznych, bezpiecznych, poufnych lub anonimowych kanałów zgłaszania naruszeń (zgłoszenia w formie pisemnej lub ustnej); 
•  ustanowienie procedury zgłaszania naruszeń oraz rejestru zgłoszeń zgodnie z wymaganiami określonymi w ustawie; procedurę należy skonsultować z organizacją związkową lub przedstawicielami osób wykonujących pracę w czasie od 5 do 10 dni;
•  wyznaczenie i pisemne upoważnienie osób przyjmujących i weryfikujących zgłoszenia o naruszeniach wskazanych w procedurze zgłoszeniowej;
• zapewnienie należytej staranności i bezstronności prowadzonych działań następczych (czynności wyjaśniające);
• przetwarzanie danych, w tym danych osobowych w rygorach wskazanych w ustawie i innych przepisach (RODO).

Przy wdrożeniu i zarządzaniu systemem zwrócić uwagę na następujące aspekty:

• wkomponowanie systemu zgłoszeniowego w kulturę organizacyjną opartą na dialogu i zaufaniu;
• zaangażowanie kierownictwa na wszystkich szczeblach we wdrożenie, utrzymanie i doskonalenie systemu
• zaangażowanie pracowników już na etapie procesu wdrożeniowego i wsłuchiwanie się w ich głosy;
• wybór bezpiecznych (w tym poufnych i/lub anonimowych) i skutecznych kanałów zgłaszania naruszeń;
• ustanowienie transparentnych, zrozumiałych procedur zgłoszeniowych dostępnych wszystkim zainteresowanym osobom z organizacji, jak i spoza niej;
•  przeprowadzenie skutecznej i zaangażowanej komunikacji i edukacji pracowników;
• wyznaczenie kompetentnych osób do przyjmowania i zarządzania zgłoszeniami;
•  rzetelne, odpowiedzialne i uczciwe zarządzanie zgłoszeniami i podejmowanie spójnych i konsekwentnych decyzji;
• zapewnienie bezpieczeństwa i poufności informacji;

ciągłe doskonalenie systemu na podstawie bieżących obserwacji, uwag i sugestii.